Kako pametno odabrati e-mail rešenje za svoj biznis?

Websajt ili profil na društvenim mrežama jesu prva stvar koju potencijalni kupci ili posetioci vide kada se upoznaju sa biznisom, ali šta se događa kada odluče da stupe u kontakt sa vama? Da li ste razmišljali u kojoj meri način na koji komunicirate utiče na sliku koju krajnji korisnik stiče o vama?

Saznajte zašto je bitno da imate izgrađenu poslovnu komunikaciju i kako da pametno odaberete e-mail rešenje za svoj biznis.

Odakle krenuti?

Način na koji komuniciramo menja se svaki dan, a sa njime i servisi koje koristimo za komunikaciju. Nekada je telefon bio glavno sredstvo koje smo koristili kako bismo bili na vezi sa klijentima i saradnicima. Intenzivna e-mail komunikacija je nekako uvek bila rezervisana za velike biznise, ali danas to više nije slučaj.

Iako smo bili svedoci nekoliko iteracija svakojakih online sistema za masovnu komunikaciju, počev od ICQ-a i MSN-a preko Google Chat-a do Facebook Messanger-a, Skype-a i Slack-a, i iako su svi uvek pokušavali da donesu nešto novo što bi zamenilo e-mail, to se nikad nije desilo, a e-mail je de facto i dalje sa nama i biće još jako jako dugo.

Danas je e-mail sastavni deo naših dnevnih rutina, čak toliko da smo prestali i da primećujemo koliko se oslanjamo na njega i koliko nam znači. Zahvaljujući tome, jako često i ne uviđamo sve bitne aspekte sistema koji koristimo svaki dan, jer šta tu tačno ima da bude komplikovano i bitno?

Međutim, izbor adekvatnog e-mail sistema koji će se koristiti svaki dan nije baš tako jednostavan zadatak, pogotovo ukoliko govorimo o poslovnoj komunikaciji. Postoje mnoga pitanja koja zahtevaju odgovore, a koje većina jako često prosto zanemari. Na primer, ako ste vlasnik biznisa, da li i dalje komunicirate sa drugima sa svog domena ili koristite adrese sa besplatnih e-mail provajdera? Deluje nebitno, ali  situacija je kompletno drugačija.

Pročitaj tekst: Zašto je dobro imati poslovni e-mail na svom domenu

Ukoliko ste ipak spremni da porazmislite o bitnim aspektima, pre odluke treba da razmotrite sledeća pitanja:

  • Koliko se svakodnevno oslanjate na e-mail u komunikaciji sa drugima?
  • Koliko je dostupnost e-maila kritična za funkcionisanje samog biznisa na dnevnom nivou? Na primer, ako primate porudžbine putem sajta, kolika će biti šteta ako kupac nešto poruči, a vi ne dobijete informaciju o novoj porudžbini?
  • Da li vaš biznis zahteva slanje velikog broja e-mail poruka, kako kroz internu, tako i kroz eksternu komunikaciju?
  • Da li zaista želite da propustite bitnu informaciju dok se borite sa spamom i virusima koji su zaposeli vaš Inbox, ili – još gore – da budete žrtva prevare jer spam filter nije uradio svoj posao kako treba?
  • Postoji li razlog zbog kojeg komplikovana konfiguracija mobilnih i desktop klijenata treba negativno da utiče na vaš posao?
  • Koliko vam je bitna sinhronizacija sa mobilnim uređajima, kao i sinhronizacija kontakta i kalendara za ceo tim ljudi?

Koje e-mail mogućnosti postoje?

Poznato je da se potrebe, količina resursa, način poslovanja, ali i interna organizacija razlikuju u malim i velikim firmama. Male firme se usled oskudnih resursa često odlučuju za povoljnija ili besplatna rešenja, dok velike firme imaju mogućnosti da za razvoj svojih sistema i poslovanja izdvoje i veće sume novca. U oba slučaja, osnovni cilj je isti – pružiti maksimalni kvalitet u skladu sa mogućnostima i biti dostupan za krajnjeg korisnika.

KOMUNIKACIJA BEZ GLAVOBOLJE

Business E-mail hosting koji garantuje maksimalnu dostupnost, jednostavnost korišćenja i bezbednost u svakom momentu. Vrhunska antispam i antivirus zaštita za Inbox bez glavobolje.

POGLEDAJ PONUDU

Poslovni e-mail kod internet provajdera

Nove tehnologije donele su nove mogućnosti za razvoj poslovanja, ali nažalost, svedoci smo da brojni poslovni subjekti u svojoj komunikaciji koriste e-mail adrese ili ekstenzije koje su dobili u sklopu internet usluge koju koriste. Ovakav način komunikacije spada u lošu praksu koja često može dovesti u pitanje profesionalnost i kredibilitet firme u očima posetilaca. Uostalom, da li vam uliva više poverenja adresa poput, na primer: [email protected] ili [email protected]

Mane ovakvog e-mail rešenja pre svega se ogledaju u tome da internet provajderima pružanje e-mail usluge nije primarna delatnost, te često ovakve usluge sa sobom nose slabu ili nikakvu antispam i antivirus zaštitu, premalo prostora, nepostojanje webmail pristupa i tako dalje. Dodajmo tome da internet provajder može u bilo kom momentu odlučiti da ukine uslugu e-maila što može izazvati probleme u poslovanju.

Poslovni e-mail na besplatnom e-mail servisu

Usko povezan sa praksom opisanom u prethodnom pasusu jeste i čest slučaj posedovanja e-mail adrese koja se koristi u poslovne svrhe, a koja se završava sa @gmail, @hotmail, @outlook itd. Ovakve e-mail adrese pre svega deluju neprofesionalno u poslovnom svetu i takođe višestruko smanjuju stepen poverenja koje primalac takvih poruka oseća prema biznisu sa kojim komunicira. Brojna istraživanja ukazala su da svaka četvrta osoba odbija da podeli lične informacije ili informacije o kreditnoj kartici kada komunicira sa biznisom čiji e-mail nalog ne sadrži naziv biznisa.

Poslovni e-mail u okviru hosting usluge

Za male timove i firme nešto bolje rešenje u ovom smeru bilo bi korišćenje e-mail naloga u sklopu zakupljene hosting usluge. Pozitivne strane baziraju se na činjenici da vlasnik hosting naloga može kreirati poslovne e-mail naloge koji se slažu sa nazivom domena, što dovodi do drugih pogodnosti poput mogućnosti pravljenja namenskih e-mail adresa za svako odeljenje u kompaniji, kao i posebnih adresa za zaposlene, naravno, sve na istom domenu.

Koji su nedostaci korišćenja e-maila na standardnom web hostingu?

Glavni nedostaci vezuju se pre svega za veličinu prostora i mogućnosti SPAM filtera. Zakupom hosting paketa korisnik na raspolaganju svakako dobija određeni prostor u koji može da smesti sve svoje fajlove, baze podataka, zapravo – celokupan svoj sajt. Preostali raspoloživi prostor može iskoristiti za kreiranje e-mail naloga firme. Imajte u vidu da se u okviru shared hostinga, kako mu i samo ime kaže, prostor i IP adresa na jednom serveru dele između svih korisnika. Kako i da li to može uticati na mene, možda se pitate?

Problem sa SPAM porukama

Zamislite sledeću situaciju. Posedujete standardni web hosting i vaš sajt i e-mail nalozi se nalaze na istom serveru zajedno sa svim ostalim nalozima. U jednom momentu, jedan od naloga sa kojim delite prostor iz nepoznatih razloga počinje sa slanjem velike količine SPAM poruka. Šta se događa? IP adresa pošiljaoca automatski je stavljena na crnu listu. Ovakav razvoj situacije rezultira da sve poslate poruke sa svih naloga na tom serveru, uključujući tu i vaše, bivaju označene kao SPAM dok se problem ne reši. A to svakako nije situacija koja želite da se dogodi.

Razlog za ovaj problem nalazi se u deljenom okruženju u kojem se negativne posledice jednog dela korisnika distribuiraju svima, a sam SPAM filter koji na serveru ima zadatak da zadovolji različite potrebe velike količine korisnika nije u mogućnosti da se namenski prilagodi samo jednom korisniku. Sa druge strane, obrnuta situacija odnosno, previše “zategnut” SPAM filter može označiti kao spam one poruke koje to nisu.

Deljenje prostora

Deljenje prostora sa drugim hosting nalozima na jednom serveru može izazvati i druge neprijatnosti koje mogu uticati na dostupnost e-mailova. Na primer, usled velikog opterećenja servera može doći do problema sa konekcijom što u može dovesti do sporijeg slanja poruka ili limitirati broj poruka koje se mogu poslati po nalogu u periodu od sat vremena.

Kreiranje e-mail naloga kao otvorena mogućnost u okviru raspoloživog prostora hosting naloga, takođe nosi sa sobom određena ograničenja. Neretko se dešava da sajt korisnika bude hakovan, a kada se to dogodi hosting provajder je prinuđen da ugasi nalog na kojem se hakovani sajt nalazi kako isti ne bi remetio ostale korisnike na shared (deljenom) hostingu. Sa gašenjem naloga dok se problem sa hakovanjem ne reši, prekida se i kompletan pristup e-mailu što za biznis koji, na primer, prima dnevne porudžbine elektronskim putem može biti ravno katastrofi.

Na kraju, tu je i pitanje fizičkog prostora na disku. Iako je moguće zakupiti hosting uslugu sa “neograničenim” prostorom na disku, ipak postoji određeni limit, koji se najčešće odnosi na broj fajlova koje možete da pohranite u okviru svoje usluge, pa iako možda ne trošite veliku količinu prostora, bićete prinuđeni da svoje poruke brišete.

Business E-mail kao savršeno rešenje za sve biznis probleme

Izdvojeni mail server od web sajta i ostalih online servisa je uvek dobra praksa. Jako često, ljudi su u zabludi da je zakup profesionalne e-mail usluge veliki izdatak rezervisan samo za jako velike kompanije, što je daleko od istine posebno kada se u obzir uzmu svi benefiti koje takva usluga sa sobom nosi.

Ukoliko zaista ozbiljno shvatate svoj posao, onda znate koliko skupo može koštati nedostupnost, spam, potencijalne phishing prevare, malware i svi drugi problemi koji se dese baš u kritičnim momentima.

Šta je poslovni e-mail hosting i u čemu se on razlikuje od standardnog web hostinga?

Najjednostavnije rečeno, e-mail hosting pruža sve ono što standardni shared hosting nije u mogućnosti da pruži usled svoje konfiguracije. Ova vrsta usluge podrazumeva postojanje posebnog e-mail servera koji je namenjen samo vama i vašim nalozima uz mogućnost konfigurisanja po vašim željama i potrebama. Dakle, posebno i sigurno mesto za stabilnu internu i eksternu poslovnu komunikaciju.

Koje su prednosti Business E-mail hostinga?

Bezbednost i privatnost

Prednost korišćenja Business e-mail usluge pre svega se ogleda u visokom stepenu bezbednosti i privatnosti podataka, jer se prostor i IP adresa ne dele ni sa kim. Dakle, za razliku od shared hostinga, ne postoji mogućnost da se isporuka poruka dovede u pitanje usled problema koji stvara drugi korisnik standardne hosting usluge.

Poseban akcenat je stavljen na naprednu SPAM i antivirus zaštitu koja je sastavni deo usluge, koja uključuje i svakodnevni monitoring dolaznih i odlaznih poruka kako bi svaki e-mail otišao na destinaciju na koju je poslat i obrnuto.

Podešavanje i resursi

Business E-mail usluga kreirana je sa ciljem da pruži maksimalnu funkcionalnost istovremeno koristeći jednostavan i brz interfejs koji omogućava upravljanje domenom, kreiranje e-mail adresa, alijasa, ali i podešavanje kvota za pojedinačne korisnike. Na taj način, resursi usluge se mogu podestiti tako da odgovaraju specifičnim potrebama poslovanja i komunikacije.

Dostupnost u svakom momentu

U današnjem svetu modernih komunikacija brzina i reagovanje u kriznim situacijama nekada mogu biti od presudnog značaja za poslovanje. Sa e-mail nalozima na posebnom serveru dostupnost poruka bez obzira na lokaciju ili vrstu uređanja se ne dovodi u pitanje, a moderni Webmail pristup i puna sinhronizacija sa mobilnim uređajima obezbeđuju maksimalnu dostupnost u svakom momentu.

Podrška

Svaki biznis zahteva podršku i njen zadatak je da u kritičnom momentu odreaguje kako bi se potencijalni problem efikasno rešio. Kada se susretnete sa problemom, uvek je značajno imati pri ruci nevidljivog prijatelja u vidu dostupne i profesionalne podrške koja može otkloniti eventualne probleme i rešiti nedoumice. U okviru Business E-mail usluge podrška je uvek tu da omogući da svi aspekti e-mail usluge funkcionišu u najboljem redu.

Umesto zaključka

Poslovna komunikacija je, danas više nego ikada, važan šraf u predstavljanju biznisa i može uticati na ukupnu sliku koju o poslovanju stiču kako korisnici, tako i potencijalni partneri. Razmislite koliko su dostupnost i sigurnost e-mail poruka koje šaljete i primate bitne za svakodnevno funkcionisanje poslovanja i shodno tome odlučite se za adekvatno e-mail rešenje u tom smeru.

 

Ostavi komentar